Um controle adequado da jornada de trabalho dos colaboradores pode ser um verdadeiro desafio para o RH. Porém, nos últimos anos, com tantas inovações, surgiu o sistema de controle de ponto eletrônico, que permite que a jornada de trabalho seja gerenciada de forma prática e eficaz.
Neste artigo, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o controle de ponto eletrônico e como ele pode aumentar a produtividade do setor de RH.
Vamos lá!
Quais métodos de controle de ponto existem?
Antes de qualquer coisa, é importante conhecer os diferentes métodos de controle de ponto existentes.
São eles:
- Livro de ponto
O primeiro da lista é o livro de ponto, o método tradicional que registra a jornada de trabalho. É um método simples, porém muito propenso a falhas.
Isso porque o livro de ponto é preenchido manualmente pelo responsável do RH e isso exige que os colaboradores sejam monitorados constantemente. Além disso, o livro de ponto não pode contar rasuras ou alterações, ou o documento inteiro precisará ser refeito.
Esse é um método que pode, perfeitamente, funcionar para pequenas empresas, com por exemplo 5 a 10 funcionários. Mas, ainda assim, da bastante trabalho preencher todos os dados na planilha e depois efetuar todos os cálculos.
- Relógio Mecânico
Também na lista de controles manuais está o relógio cartográfico, dispositivo que mostra a hora correta no cartão individual do funcionário.
Ou seja, é uma caixa que o funcionário coloca na máquina e imprime a hora atual diretamente no cartão. É comum que uma folha de papel seja fixada na parede do lado da máquina onde estavam todos os cartões. O monitoramento era necessário para que um funcionário não marcasse a hora do outro.
No que se refere ao cálculo da hora, o departamento teria que contar cada hora trabalhada de cartão para cartão. Ou seja, muito trabalho com alta probabilidade de erro.
- Crachá com chip ou código de barras
Porém, com a tecnologia, os sistemas começaram a evoluir e chegamos aos relógios de ponto mais avançados com um sistema informatizado, o que economizou tempo de faturamento de horas.
Os primeiros e ainda muito utilizados crachás usados por grandes empresas, seja com chips ou códigos de barras lidos pelas máquinas.
Porém, requer toda uma estrutura de segurança, como a instalação de catracas e o equipamento de leitura do chip ou código.
Portanto, é um sistema mais seguro que garante ao setor de RH mais produtividade, mas é preciso ter dinheiro para investir na estrutura.
- Biometria
Semelhante ao crachá, o relógio de ponto funciona de forma semelhante com a biometria, com a diferença na utilização da impressão digital do funcionário para realizar o cadastro.
Desta forma, há ainda mais segurança e fecha configurações como tocar no ponto completamente fora dos colegas.
- Controle de ponto eletrônico
O controle de ponto eletrônico foi recentemente introduzido, o que traz as vantagens dos relógios biométricos e de crachá, além de mais flexibilidade, segurança e custo-benefício para as informações das empresas em tempo real. Portanto, o sistema de registro digital de horas oferece:
- Mais produtividade para o RH;
- Segurança de dados, prevenção de fraudes e simplicidade;
- Informações em tempo real;
- Cálculos e relatórios precisos e automaticamente.
Como funciona o controle de ponto eletrônico?
O controle de ponto eletrônico funciona com base nas tecnologias da web, de forma que um aplicativo permite que o controle da jornada de trabalho dos colaboradores seja feito de forma eficaz.
Com ele, não é necessário ter um aparelho físico no local, crachás ou um cartão de ponto. Ele é feito através do celular, computador ou tablet.
Ou seja, o controle de ponto eletrônico é altamente eficaz, sendo um sistema que controla também as equipes em home office ou em jornada externa.
Desta forma, esta ferramenta permite que o RH se concentre nas atividades mais importantes sem ter que agendar horas e gerar relatórios. Além de se adequar à legislação, evitando fraudes e aumentando a produtividade.
Por ser um aplicativo, o custo de implementação é muito menor do que outros métodos de registro de pontos.
Finalmente, como é o caso de um sistema em nuvem, você, como gerente, pode ser informado sobre seus funcionários em tempo real. Você gostaria de saber se há alguém que não bateu o relógio? Basta abrir o sistema. Você deseja informações de orientação rapidamente, basta abrir o aplicativo e você terá vários indicadores.
Como o controle de ponto eletrônico pode aumentar a produtividade do setor de RH?
O controle de ponto eletrônico aumenta a produtividade do RH por conter os seguintes benefícios:
- É antifraude, ou seja, não é possível rasurar ou inserir informações incorretas;
- Ele controla automaticamente as regras e limites de horas extras;
- Seu rastreamento é totalmente eletrônico, via GPS;
- Ele reduz os gastos extras do fechamento de folha de pagamento;
- Verifica automaticamente e em tempo real se os colaboradores estão trabalhando ou não;
- Envia alertas e notificações no sistema, de atrasos, limite de horas e ausências;
- Os relatórios gerenciais são feitos em tempo real, com as informações necessárias;
- É econômico, pois não exige o investimento e manutenção de equipamentos caros.
- Sem burocracias
O setor de RH já tem diversas tarefas como relatar, analisar currículos, responder e-mails, controlar documentos, etc. Portanto, verifica-se que melhorar o engajamento da equipe e aumentar a produtividade da indústria estão em segundo plano.
E isso pode ser caro para a empresa.
Uma vez que o objetivo principal do departamento de recursos humanos é manter os ativos da empresa e a relação entre o empregado e o empregador, as atividades do departamento também são frequentemente regidas pela legislação trabalhista que determina o que pode levar à burocracia.
Conclusão
A tecnologia está avançando cada vez mais rápido a cada ano. Pensando nisso, é importante que a indústria também se atualize com as ferramentas certas para ter processos eficientes de gestão e controle de recursos humanos para o novo cenário.
Para pequenas empresas com até 10 funcionários, pode até ser O controle de tempo no manual é considerado útil.
Mas esta é a melhor maneira para os profissionais de RH usarem seu tempo? Em outras palavras, se você tiver um livro de horas ou um relógio cartográfico, a equipe de RH precisará inserir as informações após as informações em uma planilha para calcular as horas trabalhadas.
Então depois de tudo isso, será possível retirar na folha o pagamento. Ou seja, se não houver erro de inicialização ou cálculo, mais algum trabalho será feito para localizar e corrigir o erro.
Em outras palavras, leva muito tempo e aumenta a probabilidade de um erro. Esses problemas são facilmente resolvidos com um sistema eletrônico que pode calcular com precisão as horas em segundos.
Mas quando pensamos em sistemas eletrônicos, pensamos nas catracas eletrônicas e nos sistemas de desvio que as médias e grandes empresas possuem. Esses sistemas são caros para instalar e afastam os proprietários de pequenas empresas. Afinal, por que você gasta todo esse tempo controlando as horas de apenas alguns funcionários?
No entanto, esta não é a única maneira de controlar o tempo com eficiência. Hoje podemos contar com a internet para resolver muitos problemas!
