A mesa de trabalho dos seus colaboradores está lotada de papeis e documentos empilhados? Só de olhar parece uma imensa coleção de canecas, copos que não voltaram para a copa da empresa e outros itens que tornam o ambiente de trabalho poluído?
Pode não parecer, mas organizar o ambiente de trabalho afeta diretamente a produtividade e eficiência dos profissionais na empresa.
Sempre existe aquela pressão de fazer com que um negócio proporcione cada vez mais resultados. Quando uma empresa não cresce, vem um concorrente e domina o mercado, para isso, é importante otimizar a produtividade.
Mas, isso é possível sem uma organização no ambiente de trabalho?
Existem muitos conteúdos disponíveis que falam sobre produtividade no ambiente de trabalho, mas poucos falam sobre a importância da organização do ambiente e trabalho.
Incentivar os colaboradores a se organizarem em qualquer ambiente relacionado ao trabalho é indispensável para garantir que todos sejam capazes de cumprir suas tarefas e alcançar suas principais metas.
Vamos abordar a seguir, a importância real de manter a organização no ambiente de trabalho e as ferramentas que os colaboradores podem utilizar para colocar essa importante atitude em prática.
Porque é importante organizar o ambiente de trabalho?
Existem várias capacidades consideradas importantes para que os colaboradores tenham um bom desempenho nas empresas, principalmente quando depende do conforto proporcionado pelo ambiente de trabalho.
É impossível conseguir cumprir atividades de trabalho em um ambiente que apresenta inúmeros problemas.
Por essa razão, a organização do ambiente de trabalho é essencial. Os principais benefícios da organização do ambiente de trabalho são:
- Aumenta e facilita a concentração;
- O cumprimento das atividades é mais eficaz;
- Os colaboradores trabalham mais felizes;
- A produtividade aumenta.
Como organizar o ambiente de trabalho
Após compreendermos a importância da organização do ambiente de trabalho, é importante encontrar as melhores formas de colocar essa organização em prática, incentivando os colaboradores a serem mais organizados.
E não há forma melhor de organizar um ambiente de trabalho se não utilizando a ferramenta japonesa 5S. Você conhece?
Ela se baseia em um modelo criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial. Trata-se de um método criado para evitar os desperdícios no país, que estava sofrendo com os impactos negativos da guerra.
O nome da ferramenta se dá pelos princípios pregados pela mesma, vindos de 5 palavras japonesas que começam com a letra S, sendo:
- Seiri = Classificar
- Seiton = Organizar
- Seiso = Limpar
- Seiketsu = Padronizar
- Shitsuke = Manter
Esse é um sistema bastante utilizado para organizar o ambiente de trabalho e outros espaços para que o trabalho possa ser realizado de forma mais eficaz.
Esse sistema foca em colocar tudo no lugar certo e manter o ambiente de trabalho limpo, facilitando a execução das tarefas, otimizando a gestão do tempo no trabalho.
Os passos para essa limpeza são:
- Avaliacão do que está presente no espaço;
- Remover o que é desnecessário;
- Criar um sentido lógico para o que está presente no ambiente;
- Executar tarefas simples.
Agora, vamos aprender o que cada S representa e como aplica-los no ambiente de trabalho.
- Classificar
O Seirin é a ação de modificar as ferramentas do ambiente de trabalho, como móveis, equipamentos e objetos que fazem parte dessa área e definir o que realmente precisa estar ali e o que pode ser retirado do local.
Um espaço de trabalho pode ser melhorado sem elementos desnecessários ou raramente usados. Essas coisas podem fazer mais mal do que bem.
Qual é a utilidade disso? Alguém realmente usa isso diariamente? Lembre-se de que as pessoas que lá trabalham são as melhores para avaliar itens em uma sala.
- Organizar
Agora que você descobriu o que deve e o que não deve ser deixado no local de trabalho, é mais fácil organizar cada área.
É hora de as equipes desenvolverem suas próprias estratégias organizacionais para indicar onde estão os itens restantes, para onde ir e onde usá-los.
Durante esta fase, todos precisam estar envolvidos. Isso ocorre porque essa etapa requer pensar sobre as tarefas diárias, sua frequência e o que eles precisarão fazer para concluir cada uma delas.
- Limpar
A próxima diretriz para projetar seu ambiente de trabalho exige que você limpe as salas todos os dias. Mas o fato é que as tarefas de limpeza precisam ser regulares.
Um local de trabalho limpo é um local mais produtivo. E a palavra seiso tem o significado de limpar ou deixar brilhar. Portanto, isso deve fazer parte de suas tarefas diárias e não deve ser adiado por muito tempo.
Poeira é conhecida por atrair poeira. Por isso concentre-se muito em incluir a rotina de limpeza, elemento essencial para manter o ambiente de trabalho organizado.
- Padronizar
Essa é a etapa em que você mantém as três primeiras que vimos até agora. A separação, a ordem e a limpeza dos artigos devem ser mantidas no fluxo de trabalho regular por um padrão.
Nesta etapa, a padronização das demais fica em primeiro plano. Isso mostra que eles devem ser implementados na prática em toda a empresa e da mesma forma.
- Manter
A implementação final é onde a maioria das empresas falha e comete erros novamente. Como essas mudanças são vistas como uma atividade e não um elemento da cultura corporativa, é muito difícil manter todas essas práticas.
Para se dar bem com essas etapas e realmente manter o ambiente de trabalho organizado, é importante que tudo seja trabalhado ao longo do tempo, sempre contando com uma equipe comprometida.
Conclusão
Se você está em busca de uma forma de aumentar a produtividade e organização dos colaboradores, basta seguir as dicas compartilhadas acima.
Um ambiente de trabalho limpo e organizado é o diferencial para manter a produtividade em alta e garantir que os colaboradores trabalhem em perfeita harmonia.
Claro que, além de um ambiente de trabalho limpo e organizado, é sempre importante que a organização realize ações que foquem no aumento da produtividade e que também torne esse ambiente de trabalho propício para a realização das atividades rotineiras.
